Het Energiepunt is een samenwerking van de provincie Utrecht en Utrechtse gemeenten. Zij  werken samen in het Energie Diensten Centrum (EDC) en zij zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. 

Het Energiepunt wordt uitgevoerd door het EDC en, afhankelijk van jouw traject, door uitvoerende partners uitgevoerd. Deze partijen verwerken jouw gegevens in opdracht van de provincie en gemeenten. 

Uitvoerende partners zijn: 
- iWink als ontwikkelaar van de website 
- Econobis beheert het klantcontactsysteem 
- Energiepaleis bemenst de helpdesk voor bezoekers excl. VvE’s 
- DVvE beheert het klantcontactsysteem en bemenst de helpdesk voor VvE’s 

Wij vinden het belangrijk dat je weet wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt wanneer je gebruik maakt van het Energiepunt. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom we dat doen en hoe wij met jouw privacy omgaan. 

Welke (persoons)gegevens verwerken wij? 

Afhankelijk van jouw contact met het Energiepunt kunnen wij de volgende gegevens verwerken: 

  • Contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer;
  • Wij verwerken naast je contactgegevens ook gegevens over jouw woning of VvE, zoals type woning, bouwjaar, energieverbruik en (geplande) verduurzamingsmaatregelen. Op zichzelf zijn sommige van deze gegevens geen persoonsgegevens, maar in combinatie met jouw adres of contactgegevens worden ze wel tot jou herleidbaar. Daarom gaan wij hier zorgvuldig mee om en gebruiken wij deze gegevens uitsluitend voor het geven van advies, begeleiding en beleidsmonitoring.
  • Financiële gegevens (bij subsidieaanvragen): facturen, betaalgegevens, offertes;
  • Gebruiksgegevens van onze website: IP-adres, cookies, zoekopdrachten en ingevulde formulieren;
  • Communicatiegegevens: vragen aan de helpdesk, gespreksnotities, adviesrapporten. 

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens? 

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

  1. Informatieverstrekking en advies – beantwoorden van vragen, het geven van onafhankelijk advies en doorverwijzen naar geschikte regelingen of acties.
  2. Begeleiding en trajectbeheer – het ondersteunen van bewoners en VvE’s bij verduurzamingstrajecten en het bijhouden van de voortgang.
  3. Subsidieafhandeling – het beoordelen, toekennen en uitbetalen van subsidies en het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
  4. Monitoring en beleid – het evalueren van de resultaten van regelingen en acties, en het verbeteren van toekomstig beleid. Het verzamelen, analyseren en gebruiken van gegevens over woningen en verduurzamingsmaatregelen (woningkenmerken en uitvoeringsinformatie) om inzicht te krijgen in de voortgang van de energietransitie. Waar mogelijk gebruiken wij geanonimiseerde of gepseudonimiseerde data, zodat de privacy van bewoners gewaarborgd blijft.
  5. Het ontwikkelen en inzetten van instrumenten zoals een woningpaspoort en dashboards  zodat gemeenten hun beleid en uitvoering kunnen verbeteren.
  6. Websitefunctionaliteit – het technisch goed laten functioneren van onze website en het verbeteren van de gebruikerservaring.  

Op welke grondslagen verwerken wij gegevens? 

Wij verwerken jouw gegevens alleen wanneer dat is toegestaan volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): 

  • Toestemming: wanneer je vrijwillig informatie invult of contact met ons opneemt.
  • Wettelijke verplichting: bij het behandelen en verantwoorden van subsidies.
  • Taak van algemeen belang: bij monitoring en beleidsontwikkeling voor de energietransitie.
  • Overeenkomst: wanneer je je aanmeldt voor een traject of actie die wij uitvoeren. 

Met wie delen wij jouw gegevens? 

Wij delen jouw gegevens alleen met: 

  • de provincie Utrecht en je gemeente (als verantwoordelijken);
  • uitvoerende partners (uitsluitend voor uitvoering van jouw traject);
  • onze ICT-dienstverleners en het platform van het EDC;
  • derden, alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, worden relevante gegevens verstrekt aan zorgvuldig geselecteerde partijen, en uitsluitend voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. 

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden. 

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens? 

  • Subsidie- en financiële gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
  • Gegevens over trajecten en advies: niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld, in ieder geval maximaal 5 jaar na afronding, tenzij langer nodig voor beleidsevaluatie (dan geanonimiseerd).
  • Website- en gebruiksgegevens: volgens de geldende cookie- en logtermijnen . 

Cookies  

Net als bijna iedere website gebruiken wij cookies om de website goed te laten werken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone.  Wij maken gebruik van functionele, analytische en tracking cookies en die geen inbreuk maken op jouw privacy. De functionele cookies die we inzetten zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en maken de website voor jou makkelijker te gebruiken. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen we hiermee onze website verbeteren. Daarvoor gebruiken we ook analytische cookies. Deze cookies zijn zo ingesteld dat we niet kunnen zien wie je bent als je deze site bezoekt. 

We gebruiken ook marketing cookies om advertenties te kunnen laten zien. Deze cookies gebruiken we om te adverteren op websites zoals Facebook, om advertenties te tonen aan mensen die onze website eerder bezochten. Dit kan betekenen dat we advertenties kunnen tonen aan bezoekers die een bepaalde actie niet hebben uitgevoerd op onze website. Deze cookies kun je in onze cookiemelding uitzetten. Ook kun je je afmelden voor cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via jouw browserinstellingen verwijderen. 

Hoe beveiligen wij jouw gegevens? 

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang. 

Jouw rechten 

Je hebt het recht om: 

  • je gegevens in te zien;
  • je gegevens te laten corrigeren of verwijderen;
  • bezwaar te maken tegen gebruik van jouw gegevens voor monitoring/beleid;
  • jouw toestemming in te trekken, indien dit de grondslag was voor verwerking. 

Voor het uitoefenen van deze rechten kun je bij de provincie een verzoek indienen. De provincie behandelt jouw verzoek binnen 4 weken. Hoe specifieker je bent bij de aanvraag des te beter kunnen wij jouw vraag behandelen. 

Je kunt jouw verzoek indienen via het mailadres: privacy@provincie-utrecht.nl. Wij moeten daarbij wel kunnen nagaan of de juiste persoon het verzoek doet. Je kunt namelijk alleen jouw rechten uitoefenen met betrekking tot je eigen persoonsgegevens. Het is daarom mogelijk dat wij je verzoeken bij het Huis voor de provincie te komen legitimeren. 

Vragen of klachten 

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Neem dan contact op met het Energiepunt via info@energiepunt.nl. 

Datalek 

Heb je informatie ontvangen die niet voor jou bestemd is? Heb je een kwetsbaarheid in onze beveiliging geconstateerd of is er volgens jou sprake van een datalek? Meld dit dan direct bij datalek@provincie-utrecht.nl. 

Klacht indienen 

Heb je een klacht? Dan kun je dit melden bij FG@provincie-utrecht.nl. Indien je niet tevreden bent over de afhandeling van jouw klacht, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.